4工程项目管理项目合同管理(PCA)
1一般规定
2合同管理的程序
3合同评审
4合同签订和制定实施计划
5合同实施控制
6合同终止和后评价

合同是建设工程项目的运作手段。合同管理的目标是通过合同的签订、合同实施控制等工作,全面完成合同责任,保证建设工程项目目标和企业目标的实现。

承包人的合同管理工作应包括对与发包人签订的承包合同,以及对为完成承包合同所签订的分包合同、材料和设备采购合同、劳务供应合同、加工合同等的管理。

合同管理是建设工程项目管理的核心,是综合性的、全面的、高层次的、高度准确、严密、精细管理工作。

承包人应设立专职机构或专职人员负责合同管理工作。

承包人的合同管理过程主要包括:

(1)产品要求的评审。

(2)合同签订和实施计划。

(3)合同实施控制。

(4)合同后评价。

合同管理程序应贯穿于建设工程项目管理的全过程,与范围管理、工程招标投标、质量管理、进度管理、成本管理、信息管理、沟通管理、风险管理紧密相连。

在投标报价、合同谈判、合同控制和处理索赔问题时,合同管理要处理好与发包人、分包人、以及其他相关各方的经济关系,应服从项目的实施战略和企业的经营战略。

合同评审应在签订合同前进行,其目的是全面和正确理解招标文件和合同条件,为了制定合同实施计划、投标报价、合同谈判和签订提供依据。

合同评审应包括如下内容:

1.招标工程和合同的合法性审查;

2.招标文件和合同条款的完备性审查;

3.合同双方责任、权益和工程范围确定;

4.产品要求的评审

5.投标风险和合同风险评价。

承包人应仔细研究合同文件的每一个细节问题和发包人所提供的各种信息,弄清发包人的意图和要求。如在招标文件发现问题,或不理解的地方,应与发包人及时澄清,并以书面方式确定。

合同评审过程中应综合考虑承包工程的特点、发包人提出的要求和合同要求、发包人的资信、承包人自身的情况,应考虑工程项目及其所在地的政治、法律、经济、发包人的情况、自然条件等环境状况。

合同签订和制定实施计划是对完成工程承包合同的人员组织、方法、措施、程序等方面的安排。它应是项目管理规划的重要部分。

合同签订和制定实施计划包括:

1.工作方式的选择。对工程范围内的工程和工作,承包人可以自己完成工程,也可以与其他单位合作完成。合作方式可能有工程分包,与其他单位联营承包,或成立联合公司承包等。工作方式的选择应考虑充分发挥各自的技术、管理、财力、与发包人的联系等优势,以共同承担风险。

2.合同签订和执行战略。包括投标报价策略、合同谈判和签订的制定。承包人必须就所欲参加投标的工程对企业的贡献、履行合同的实施策略、面临重大问题或风险时的策略等进行决策。

3.确定施工方案。施工方案是工程预算和标价的依据,是发包人对投标书的要求,也是发包人选择承包人的重要决定因素。

4.承包人必须按实际情况就为全面完成招标文件所规定的义务,并考虑合同条件,编制工程预算。在此基础上,综合考虑承包人的经营策略、市场竞争激烈程度、工程特点、合同的风险程度等因素,制定投标报价策略,确定投标报价。

5.承包人应按照招标文件的要求正确填写投标书,并准备相应的投标文件,在投标截止日期前送达发包人。

6.在合同实施计划中应注意合同体系的协调。承包人应尽量了解发包人对该项目的合同体系。承包人也应对企业同时承接的合同作总体协调安排。承包人的各个分包合同及拟由内部完成的工程(或工作)合同责任的分配应能涵盖承包合同总体责任,在价格、时间进度、组织等方面努力达到协调。

7.建立合同实施的保证体系,以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序地进行,使工程项目的全部合同事件处于控制中,保证合同目标的实现。

(1)合同管理实施控制工作必须程序化、规范化,建立定期和不定期的协商会办制度,建立如图纸批准程序、工程变更程序、分包人索赔程序、分包人的账单审查程序、工程检查验收程序、进度付款账单的审查批准程序、工程问题的请示报告程序等一些特殊工作程序。

(2)建立合同管理文档系统。应建立与相适应的编码系统和文档系统,将各种合同资料能方便的进行保存与查询。

8 建立合同文件沟通方式。承包人和发包人、监理工程师、分包人之间的有关合同的文件沟通都应以书面形式进行。

合同交底

在合同实施前,合同谈判人员应对项目管理人员和有关人员进行合同交底。合同交底应包括合同的主要内容,合同实施的主要风险,合同签订过程中的特殊问题,合同实施计划的主要内容,各种合同责任和合同事件的责任分解落实情况。

合同实施监督

承包人应监督项目经理部、分包人严格执行合同,并做好各分包人的协调和管理工作。同时也应督促发包人执行其合同责任,以保证工程顺利进行。

合同跟踪和诊断

1.承包人应全面收集并分析合同实施的信息与工程资料,将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析,找出其中的偏离。

2.承包人对合同履行情况做出诊断。合同诊断包括:合同执行差异的原因分析、合同差异责任分析、合同实施趋向预测。及时通报合同实施情况及问题,提出合同实施方面的意见、建议、甚至警告。

对于发现的问题,承包人应及时采取对应的管理措施。防止问题的扩大和重复发生。

承包人的合同变更管理包括变更谈判、变更的处理程序,落实变更的措施,修改变更相关的资料,检查变更措施的落实情况。

承包人的索赔管理包括与发包人、分包人、供应商之间的索赔和反索赔。

1.索赔工作包括以下内容:

(1)在合同的签订、工程实施过程中注意预测索赔机会。

(2)在合同实施中寻找和发现索赔机会。

(3)对由于干扰事件引起的损失,向按照合同所规定的程序及时向对方(发包人或分包人等)提出索赔要求。

在此过程中应寻找和收集索赔证据和理由,调查和分析干扰事件的影响,计算索赔值,起草并提出索赔报告。

2.承包人的反索赔工作包括:

(1)反驳对方不合理的索赔要求。对收到的对方的索赔报告进行审查分析,收集反驳理由和证据,复核索赔值,起草并提出反索赔报告。

(2)通过合同管理,防止索赔事件的发生。

合同按约定履行结束后,合同即告终止。承包人应及时进行合同后评价,总结合同签订和执行过程中的利弊得失、经验教训,作为改进以后工程合同管理工作的借鉴。分析的情况应进行总结,提出分析报告。

合同后评估应包括如下内容:

1.合同签订情况评价。

2.合同执行情况评价。

3.合同管理工作评价。

4.对本项目有重大影响的合同条款的评价。

5.其他。

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