4工程项目管理项目信息管理(PIM)
1一般规定
2信息规划
3信息管理系统
4信息管理计划
5信息管理控制
6信息管理

项目信息是预测项目未来、决策项目实施方案以及追溯项目实施过程的依据,是项目管理的重要基础资源。

项目信息涉及项目管理的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。无论项目原始信息,还是项目再生信息都应是项目信息管理的组成部分。

承包人、分包人应作好信息管理工作。项目经理部应根据实际需要配备项目信息主管或信息员。项目信息主管应对项目信息的组织、收集、存储、管理、安全、保密、传递和使用负责,项目信息员应负责分管业务范围内的信息收集、上报工作。

实行总分包的项目,项目分包人应负责分包范围内的信息收集整理,项目信息主管应负责汇总、编辑整理各分包人的有关信息。

项目信息主管、信息员应随项目的进展及时收集、整理项目信息,并对项目信息的真实性、准确性、有效性负责。

项目信息主要是指:项目招投标、勘察设计、施工、交付使用、维修等项目生命期或某个阶段中与项目管理有关的内容。如,法律法规、企业规章制度、融资、市场、风险、客户、采购、合同、质量、安全、费用、进度、劳务、物资、机械信息等。

信息管理系统应是由数据库系统、通讯系统、应用软件系统等若干相互作用、相互联系的,有机结合起来、有一定系统结构和功能且能表达一种管理行为的整体。

建立项目信息管理系统应遵循以下步骤:

1 规划项目管理信息系统;

2 建立项目信息管理模式和制度;

3 选择适用的辅助管理项目信息的软件系统。

规划项目管理信息的主要目的应是,全面掌握项目信息,建立科学的、可以实现信息共享和快速信息交流的项目数据库系统。规划项目管理信息系统的基本要求是:

1.分析项目管理的业务活动;

2.分析项目管理业务活动所涉及的信息;

3.分析数据流程、合理归并同类数据;

4.规范信息编码、制定信息交换标准(应面向信息源、信息交流、信息使用者三个层面);

5.建立主体数据库系统结构。

建设工程项目立项后,项目信息主管就应该编制项目信息管理计划,并将责任落实到项目信息员。

项目信息管理计划应是在项目信息主管、信息员可管理的业务范围内的可控计划。

项目信息管理计划应根据项目管理业务的要求和进展编制。项目信息管理计划应包括:收集信息的范围、内容、格式、使用的软件工具、采集时间、检查核对的方法、传递、汇集、整理等做出统一的规定,并且责任到人。

项目信息收集工作应坚持及时、准确、真实、有效的原则,严防编造数据、弄虚作假的现象发生。项目信息主管应对最终进入数据库的信息负有核准的责任。

项目信息主管、信息员应根据信息管理的要求,严格执行项目信息管理制度,有效控制信息质量。

如发现项目数据库、信息记录项目、内容、格式、传递渠道等不能满足项目信息的管理需求,不适应生产需要,就应当立即调整。

项目信息管理的主要任务应是:

1.掌握信息源,灵活运用信息处理工具,收集相关信息;

2.搞好信息分类、加工整理和存储信息;

3.采取技术措施,严格执行管理制度,做好信息安全与保密工作;

4.正确应用信息管理手段和经项目经理部确认的信息管理工具软件,搞好信息检索、传递和使用工作。

承包人应建立项目信息管理制度。项目信息管理制度至少应包括以下内容:

1.项目信息管理工作职责;

2.项目信息管理工作程序;

3.项目信息管理实施办法;

4.项目信息管理绩效评估办法;

5.项目管理信息维护办法等。

项目信息管理工作,要实行统一领导,分级管理的原则。一般应由项目信息主管负责综合管理,按不同业务性质,将信息分别归口到有关职能部门的信息员,对涉及几个部门的多用途的信息,应指定主要责任部门主管。力求做到精简,既不重复,也不遗漏。

项目信息主管应按照信息管理制度定期备份项目信息数据库,严防项目信息的丢失和损坏。对重要信息除保留电子文件外还应保留纸质文档。

项目经理部应定期召集项目信息主管、信息员和信息使用人员会议,分析和评估项目信息管理绩效,做到及时发现问题,及时制定改进措施。

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