4工程项目管理项目沟通与协调(PCC)
1一般规定
2沟通程序和内容
3沟通管理计划
4沟通的实施与反馈

项目沟通与协调是项目经理部为确保建设工程项目的顺利实施,实现与业主的合同约定,而同各相关方就工程项目实施过程中的有关问题进行交流、协商、相互配合的行为,它应贯穿于建设工程项目实施的全过程。

项目沟通与协调的对象是与项目有关的所有组织和个人。项目经理部应通过与各相关方的有效沟通与协调,取得各方的认同、配合或支持,达到解决问题、排除障碍、形成合力、确保建设工程项目管理目标实现的目的。

项目经理部应建立项目沟通与协调管理系统,健全各项制度,并本着“严格守法、遵守公德”的原则,以维护各相关方的利益为前提,应用先进、实用的方法和手段,有效解决项目实施过程中的问题。

项目经理部应根据工程具体情况,建立沟通与协调管理系统,制定管理制度,并及时预见项目实施过程中各阶段可能出现的矛盾和问题,制订沟通计划,明确沟通的内容、方式、渠道和所要达到的目标。

项目经理部应利用各种先进的方法和手段,在项目实施全过程与相关方进行充分、准确、及时的沟通与协调,并针对项目实施的不同阶段出现的矛盾和问题,调整和修正沟通计划。

项目经理部应运用现代信息和通信技术,以计算机、网络通信、数据库为技术支撑,对项目全过程所产生的各种沟通与协调信息进行汇总、整理,形成完整的档案资料,使其具有可追溯性。

沟通与协调的内容涉及与项目实施有关的所有信息,尤其是需要在各相关方共享的核心信息,包括内部关系、近外层关系、远外层关系等。

沟通管理计划的编制应符合下列规定:

1 由项目经理主持编制;

2 根据建设、设计、监理单位的要求和规定编制;

3 根据与分包商签订的合同编制;

4 根据项目管理企业的相关制度编制;

5 根据国家法律法规和当地政府的有关规定编制;

6 根据工程的具体情况编制。

项目沟通管理计划按内容分主要有:施工进度、质量、安全、成本、资金、环保、设计变更、索赔、材料供应、设备使用、人力资源、文明工地建设、思想政治工作等;按时间分主要有:项目管理实施规划、年度计划、半年计划、季度计划、月计划、旬计划、周计划等。

项目沟通管理计划应明确沟通的具体内容、对象、方式、目标、责任人、完成时间、奖罚措施等,并定期或不定期地进行检查、考核和评价,确保沟通计划落到实处。

内部关系的沟通与协调,主要包括项目经理部与项目管理企业、与内部作业层、以及项目经理部各职能部门和人员之间的各种关系等;沟通与协调应严格遵循项目管理企业的各项规章制度。

1.与项目管理企业之间的沟通与协调,主要依据《项目管理目标责任书》,由项目管理企业下达责任目标、指标,并实施考核、奖惩;

2.与内部作业层之间的沟通与协调,主要依据《劳务承包合同》和项目管理实施规划。《劳务承包合同》由项目经理部与作业层协商签订,项目管理实施规划由项目经理部根据《项目管理目标责任书》编制;

3.项目经理部各职能部门之间的沟通与协调,重点解决业务接口矛盾,应按照各自的职责和分工,顾全大局、统筹考虑、相互支持、协调动作。特别是对人力资源、技术、材料、设备、资金等重大问题,可通过工程例会的方式研究解决;

4.项目经理部人员之间的沟通与协调,通过做好思想政治工作,召开党小组会和职工大会,加强教育培训,提高整体素质来实现。

近外层关系的沟通与协调,是指由合同建立起来的与外单位的关系,主要涉及建设、设计、监理企业和分包商等。项目经理部在与这些单位进行沟通和协调时,应按照企业法定代表人的授权实施。

1.施工准备阶段,项目经理部应要求建设单位按规定时间履行合同约定的责任,并配合做好征地拆迁等工作,为工程顺利开工创造条件;要求设计单位提供设计图纸、进行设计交底,并搞好图纸会审;引入竞争机制,采取招标的方式,选择施工分包和材料设备供应商

签订合同。

2.施工阶段,项目经理部应按时向建设、设计、监理等单位报送施工计划、统计报表和工程事故报告等资料,接受其检查、监督和管理;对拨付工程款、设计变更、隐蔽工程签证等关键问题,应取得相关方的认同,并完善相应手续和资料。对施工单位应按月下达施工计划,定期进行检查、评比。对材料供应单位严格按合同办事,根据施工进度协商调整材料供应数量。

3.竣工验收阶段,按照建设工程竣工验收的有关规范和要求,积极配合建设单位搞好工程验收工作,及时提交有关资料,确保工程顺利移交。

远外层关系的沟通与协调,是指由法律、法规和社会公德等决定的关系,主要涉及政府有关职能部门如建委、城管、环保、公安、司法等,新闻机构,社区街道及其居民等。项目经理部应自觉以法律、法规和社会公德约束自身行为,在出现矛盾和问题时,首先应取得政府部门的支持、社会各界的理解,按程序沟通解决;必要时借助社会中介组织的力量,调节矛盾、解决问题。

对项目实施各阶段出现的矛盾和问题,项目经理部应根据沟通与协调的进展情况和结果,按程序要求通过各种方式及时将信息反馈给各相关方,实现共享,提高沟通与协调的效果。

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